Privacybeleid
Hoe wij met uw gegevens omgaan, waarom wij ze nodig hebben en welke rechten u heeft.
Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026
- Verantwoordelijke
- Wahidi Elaha, handelend onder de naam Hair & Skin Centre Gent
- Maatschappelijke zetel
- Coupure Rechts 862, 9000 Gent, België
- Ondernemingsnummer / btw
- BE 1032.699.612
- info@hairskincentre.com
- Telefoon
- +32 488 41 44 80
1. Waarover gaat dit beleid?
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt, een afspraak boekt of ons contacteert (ook via Instagram of Facebook), waarom wij die gegevens nodig hebben en hoelang wij ze bijhouden. Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wanneer u een afspraak boekt
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- De gekozen behandeling, datum en tijdstip
- Eventuele opmerkingen die u zelf invult
- Komt u via een link op Instagram, Facebook of een advertentie op onze boekingspagina, dan bewaren wij bij uw afspraak een korte code van die link (bijvoorbeeld "instagram, dm"). Zo weten wij langs welke weg afspraken binnenkomen. Die code zegt niets over u of uw behandeling, wij plaatsen er geen cookie voor en wij delen ze niet met Meta.
Let op bij het veld "opmerkingen". Als u daar informatie over uw gezondheid invult (bijvoorbeeld een huidaandoening, een allergie of medicatiegebruik), gaat het om een bijzondere categorie van persoonsgegevens. Wij verwerken die informatie enkel omdat u ze zelf uitdrukkelijk meedeelt om de behandeling veilig te laten verlopen. Vul in dat veld niet meer gezondheidsinformatie in dan nodig is — u kunt gevoelige zaken ook gewoon ter plaatse of telefonisch bespreken.
Wanneer u een account aanmaakt
- E-mailadres en een versleuteld wachtwoord
- Bij aanmelden via Google: uw naam en e-mailadres zoals Google die aan ons doorgeeft. Wij ontvangen nooit uw Google-wachtwoord.
Wanneer u het contactformulier gebruikt
- Uw naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de inhoud van uw bericht
Wanneer u ons via Instagram of Facebook contacteert
Reageert u onder een post van Hair & Skin Centre of stuurt u ons een privébericht, dan ontvangen wij via Meta:
- Uw gebruikersnaam of naam en het ID van uw account
- De tekst van uw reactie of bericht en het tijdstip
Algemene vragen, zoals openingsuren, prijzen of hoe een behandeling verloopt, beantwoordt een digitale assistent automatisch. Hij gebruikt daarvoor enkel informatie die de praktijk zelf heeft goedgekeurd. Het antwoord wordt opgesteld met Claude, een AI-model van Anthropic. Onder een post staat bij elk automatisch antwoord "(automatisch antwoord)". In een privégesprek meldt de assistent in zijn eerste bericht dat u met een digitale assistent praat. Stelt u onder een post een vraag over een behandeling, dan kan hij u één privébericht sturen met het antwoord en de link om online te boeken.
Vertelt u iets over uw gezondheid of uw persoonlijke situatie, dan antwoordt de assistent daar niet inhoudelijk op. Hij geeft uw bericht door aan de praktijk, die u persoonlijk antwoordt. Spam en kwetsende reacties kan de assistent verbergen.
Gegevens laten wissen. Na 90 dagen wissen wij de tekst, uw naam en uw account-ID automatisch. Wilt u dat eerder, mail dan naar info@hairskincentre.com met uw gebruikersnaam. Wij wissen uw gegevens binnen 30 dagen en bevestigen dat per mail. Uw reactie zelf staat op Instagram of Facebook; die verwijdert u daar.
Technische gegevens
Onze hostingpartner registreert automatisch technische logbestanden, waaronder IP-adressen, om de website te beveiligen en storingen op te sporen. Wij gebruiken geen Google Analytics, geen Facebook-pixel en geen andere bezoekersstatistieken.
3. Waarom verwerken wij die gegevens?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uw afspraak vastleggen, bevestigen en u eraan herinneren | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| Uw account beheren zodat u uw afspraken kunt bekijken, verplaatsen of annuleren | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst |
| U een mail sturen wanneer een volgende sessie of onderhoud van uw behandeling eraan komt, of wanneer een afspraak niet doorging. Enkel aan wie al eerder een afspraak bij ons had, op basis van uw eigen afspraakgeschiedenis. U kunt dit weigeren bij het boeken en u afmelden via de link in elke mail. | Gerechtvaardigd belang: onze klanten opvolgen. U kunt zich hier altijd tegen verzetten. |
| Uw vraag via het contactformulier beantwoorden | Gerechtvaardigd belang: uw vraag correct opvolgen |
| Uw vraag via Instagram of Facebook beantwoorden en u de weg wijzen naar een afspraak | Gerechtvaardigd belang: vragen van klanten en geïnteresseerden snel en correct beantwoorden |
| Gezondheidsinformatie die u zelf meedeelt, om de behandeling veilig uit te voeren | Uw uitdrukkelijke toestemming |
| Na uw behandeling één keer per e-mail vragen hoe het ging | Gerechtvaardigd belang: onze dienstverlening bijsturen |
| Uw beoordeling tonen op de website, met enkel uw voornaam en de eerste letter van uw achternaam | Uw toestemming — u kiest zelf of u de beoordeling verstuurt |
| Onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen nakomen | Wettelijke verplichting |
| De website beveiligen en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang: een werkende, veilige website |
4. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij schakelen een aantal dienstverleners in die uw gegevens namens ons verwerken. Zij mogen die gegevens uitsluitend gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting van de website en van de digitale assistent voor Instagram en Facebook | Verenigde Staten, met EU-standaardbepalingen |
| Supabase | Database met afspraken, gebruikersaccounts en de reacties en berichten via Instagram en Facebook | Europese Unie |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Instagram en Facebook: wij ontvangen uw reacties en berichten via Meta en antwoorden via Meta. Meta verwerkt die gegevens ook zelf, volgens het eigen privacybeleid van Meta. | Europese Unie / Verenigde Staten |
| Anthropic | AI-model (Claude) dat het automatische antwoord opstelt, op basis van uw reactie of bericht en de goedgekeurde informatie van de praktijk | Verenigde Staten, met EU-standaardbepalingen |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Verzenden van bevestigings-, herinnerings- en opvolgmails | Frankrijk |
| Google Ireland Ltd. | Onze agenda: elke afspraak wordt als item in Google Agenda gezet, met uw naam, contactgegevens en de gekozen behandeling. Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer worden ook als contact bewaard. Daarnaast: lettertypen, de kaart op de contactpagina (pas na uw klik) en, indien u daarvoor kiest, aanmelden met Google. | Europese Unie / Verenigde Staten |
Daarnaast kunnen wij uw gegevens delen met onze boekhouder of met overheidsdiensten wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij geven uw gegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
5. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
- Afspraakgegevens: 7 jaar na de behandeling, omdat de fiscale wetgeving ons verplicht onze administratie zo lang bij te houden.
- Uw account: zolang u het account behoudt. Vraagt u ons het te verwijderen, dan doen wij dat.
- Berichten via het contactformulier: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
- Reacties en berichten via Instagram of Facebook: na 90 dagen wissen wij de tekst, uw naam en uw account-ID automatisch.
- Gezondheidsinformatie die u bij een afspraak invulde: wij verwijderen die zodra ze niet langer nodig is voor uw behandeltraject.
- Uw beoordeling: zolang ze op de website staat. Vraagt u ons ze weg te halen, dan doen wij dat.
Over de vraag om een beoordeling
Na uw behandeling sturen wij u eenmalig een e-mail met de vraag hoe het ging. U bent tot niets verplicht: reageert u niet, dan sturen wij geen tweede bericht. Verstuurt u wel een beoordeling, dan verschijnt ze pas op de website nadat wij ze hebben nagelezen, en enkel met uw voornaam en de eerste letter van uw achternaam. Uw e-mailadres wordt er nooit bij getoond. Wilt u geen dergelijke e-mails ontvangen, laat het ons weten via info@hairskincentre.com.
6. Uw rechten
U heeft onder de GDPR de volgende rechten:
- Inzage: u mag opvragen welke gegevens wij van u hebben.
- Verbetering: u mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: u mag vragen uw gegevens te wissen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
- Beperking: u mag vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
- Overdraagbaarheid: u mag uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen.
- Bezwaar: u mag zich verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Toestemming intrekken: waar wij op uw toestemming steunen, mag u die op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan wat daarvóór al verwerkt werd.
Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Mail naar info@hairskincentre.com of bel +32 488 41 44 80. Wij antwoorden binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
7. Een klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf, zodat wij het kunnen rechtzetten. U heeft ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
8. Beveiliging
Uw gegevens worden versleuteld verzonden via HTTPS. Wachtwoorden slaan wij nooit leesbaar op. Toegang tot het klantenbestand is afgeschermd en enkel beschikbaar voor wie ze nodig heeft voor de werking van de zaak.
9. Wijzigingen
Wanneer wij dit beleid aanpassen, verandert de datum bovenaan deze pagina mee. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij u actief op de hoogte.